GỠ NÚT THẮT PHÁP LÝ, THUẾ TRONG QUẢN LÝ VẬN HÀNH CHUNG CƯ

Từ cơ chế thuế, trách nhiệm của Ban Quản trị đến những yêu cầu mới về phòng cháy chữa cháy, môi trường, trạm sạc xe điện và tiêu chuẩn nghề nghiệp, thực tiễn quản lý vận hành nhà chung cư đang đặt ra yêu cầu hoàn thiện một hành lang pháp lý đồng bộ, rõ trách nhiệm và sát với thực tế.

Sự phát triển nhanh của mô hình nhà chung cư tại các đô thị lớn đang kéo theo một yêu cầu ngày càng rõ nét: quản lý vận hành không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm thực tế, mà cần được đặt trên một nền tảng pháp lý đủ rõ ràng để các chủ thể biết mình được làm gì, phải làm gì và chịu trách nhiệm đến đâu.

Tại Tọa đàm “CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH THUẾ TRONG QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ & GÓP Ý LUẬT NHÀ Ở VÀ LUẬT KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN” do Hiệp hội Quản lý vận hành nhà chung cư TP.HCM (HCMO) tổ chức ngày 07/08/2026, câu chuyện pháp lý được đặt trở lại đúng vị trí của nó: không phải những quy định nằm trên giấy, mà là những vấn đề đang tác động trực tiếp đến từng tòa nhà, từng đơn vị vận hành và đời sống của cư dân.

Tại tọa đàm, các chuyên gia, doanh nghiệp và cơ quan quản lý đã tập trung vào nhiều điểm nghẽn trong thực tiễn, từ cơ chế thuế, trách nhiệm của Ban Quản trị, quan hệ giữa các chủ thể, sở hữu chung – riêng đến các yêu cầu mới về PCCC, môi trường, trạm sạc xe điện và tiêu chuẩn nghề nghiệp quản lý vận hành.

Khi một tòa nhà chịu sự điều chỉnh của nhiều lớp pháp luật

Một trong những khó khăn lớn của quản lý vận hành chung cư hiện nay nằm ở tính liên ngành của hoạt động này.

Một tòa nhà không chỉ chịu sự điều chỉnh của pháp luật về nhà ở. Trong quá trình vận hành, các vấn đề về xây dựng, phòng cháy chữa cháy, môi trường, thuế, lao động, an toàn kỹ thuật, điện, nước và nhiều lĩnh vực khác đều có thể cùng xuất hiện. Điều đó có nghĩa, một vấn đề tưởng như chỉ thuộc phạm vi vận hành đôi khi lại liên quan đến nhiều cơ quan, nhiều quy định và nhiều chủ thể khác nhau.

Luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn – Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội Quản lý vận hành nhà chung cư TP.HCM (HCMO), Chủ tịch HĐQT MY HOUSE cho rằng nghịch lý hiện nay là người trực tiếp chịu trách nhiệm đôi khi lại không có đầy đủ quyền quyết định, trong khi người có quyền quyết định chưa chắc có đủ chuyên môn. Bên cạnh đó, các quy định pháp luật liên quan đến quản lý vận hành còn phân tán ở nhiều lĩnh vực và thiếu tính liên thông, dẫn đến những cách hiểu, cách áp dụng khác nhau khi phát sinh tranh chấp.

Đây là điểm cần được nhìn nhận không chỉ dưới góc độ pháp lý mà còn dưới góc độ quản trị. Bởi khi quyền hạn và trách nhiệm không đi cùng nhau, mọi quyết định trong quá trình vận hành đều có thể đứng trước rủi ro: người có trách nhiệm không đủ thẩm quyền để xử lý, người có thẩm quyền lại không trực tiếp nắm chuyên môn hoặc thực tiễn tại tòa nhà. Khoảng trống ấy càng trở nên đáng lưu ý khi một sự cố trong vận hành có thể kéo theo trách nhiệm pháp lý, tài chính và thậm chí ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của cư dân.

Ban Quản trị: Đại diện cư dân nhưng cần một cơ chế trách nhiệm rõ ràng

Ban Quản trị là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý nhà chung cư. Tuy nhiên, trên thực tế, đây cũng là một trong những chủ thể dễ gặp lúng túng nhất khi phải xử lý những vấn đề vượt quá phạm vi chuyên môn.

Theo báo cáo tại tọa đàm, một trong những vấn đề nổi lên là Ban Quản trị phải gánh trách nhiệm pháp lý lớn nhưng thiếu cơ chế bảo vệ tương xứng. Điều này đặt ra một câu hỏi cần được giải quyết trong quá trình hoàn thiện pháp luật: Ban Quản trị cần được trao quyền đến đâu và trách nhiệm đến đâu trong những quyết định liên quan trực tiếp đến kỹ thuật, tài chính, an toàn và vận hành?

Bản chất của Ban Quản trị là đại diện cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong những vấn đề thuộc phạm vi quản lý, sử dụng nhà chung cư. Trong khi đó, đơn vị quản lý vận hành lại là chủ thể thực hiện các công việc chuyên môn hằng ngày.

Luật Nhà ở 2023 đã quy định đối với nhà chung cư có thang máy, việc quản lý vận hành phải do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành thực hiện; người quản lý và nhân viên trực tiếp tham gia cũng phải đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ và đào tạo theo quy định. Như vậy, pháp luật đã xác lập vai trò của đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Vấn đề còn lại là cần tiếp tục làm rõ hơn ranh giới giữa quyết định quản trị và quyết định chuyên môn, giữa quyền giám sát và trách nhiệm thực thi.

Khi ranh giới ấy rõ ràng, Ban Quản trị có thể thực hiện tốt hơn vai trò đại diện và giám sát, còn đơn vị quản lý vận hành có đủ không gian để thực hiện trách nhiệm chuyên môn của mình.

Bài toán thuế: Không chỉ là câu chuyện của doanh nghiệp

Một trong những nội dung được quan tâm tại tọa đàm là chính sách thuế trong hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư. Đây là vấn đề tưởng như thuộc về nghiệp vụ tài chính – kế toán, nhưng trên thực tế lại liên quan trực tiếp đến cách thức tổ chức dịch vụ, ký kết hợp đồng, thu – chi và xác định giá dịch vụ quản lý vận hành.

Theo quy định hiện hành, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải được xác định trên cơ sở công khai, minh bạch và căn cứ vào nội dung công việc, dịch vụ sử dụng đối với từng loại nhà chung cư. Nghị định 95/2024/NĐ-CP cũng quy định phương pháp xác định giá dịch vụ, trong đó cấu thành giá bao gồm chi phí dịch vụ quản lý vận hành, chi phí quản lý chung, lợi nhuận định mức hợp lý và thuế giá trị gia tăng.

Vấn đề nằm ở chỗ, trong thực tế vận hành, dòng tiền tại một khu chung cư có thể bao gồm nhiều khoản khác nhau: phí quản lý vận hành, các khoản thu từ dịch vụ, khai thác tiện ích, trông giữ xe hoặc những hoạt động phục vụ cộng đồng. Nếu không xác định rõ bản chất của từng khoản thu, chủ thể thực hiện, trách nhiệm xuất hóa đơn và nghĩa vụ thuế tương ứng, nguy cơ phát sinh cách hiểu khác nhau là điều khó tránh khỏi.

Một số trao đổi chuyên môn trước và trong thời gian diễn ra tọa đàm cũng cho thấy Ban Quản trị và các đơn vị vận hành vẫn có những băn khoăn về cách áp dụng chính sách thuế đối với hoạt động khai thác tiện ích và các khoản thu liên quan trong chung cư. Vì vậy, yêu cầu đặt ra không đơn thuần là “thuế suất bao nhiêu”, mà là cần một cách hiểu thống nhất về bản chất giao dịch, chủ thể cung cấp dịch vụ và trách nhiệm tài chính của từng bên.

Khi dòng tiền chung cư cần được nhìn bằng một “lăng kính” khác

Đặc thù của nhà chung cư là nhiều khoản tiền được hình thành từ chính nhu cầu sử dụng của cộng đồng cư dân. Ban Quản trị thực hiện vai trò đại diện cho chủ sở hữu và người sử dụng; đơn vị quản lý vận hành cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện từng dịch vụ cụ thể.  Nếu thiếu sự phân định rõ ràng, một khoản thu – chi có thể trở thành điểm tranh luận giữa các bên, thậm chí kéo theo rủi ro về thuế, hóa đơn và trách nhiệm tài chính.

Ở góc độ này, minh bạch không chỉ có nghĩa là công khai một bảng thu – chi. Minh bạch còn phải bắt đầu từ việc xác định đúng bản chất của từng khoản tiền, ai thu, ai chi, ai cung cấp dịch vụ và ai chịu trách nhiệm về nghĩa vụ pháp lý đi kèm.

Đây cũng là lý do câu chuyện thuế cần được đặt trong tổng thể của pháp luật về quản lý vận hành nhà chung cư, thay vì xử lý như một vấn đề riêng lẻ.

Những vấn đề mới đang đi nhanh hơn hành lang pháp lý

Nếu trước đây quản lý vận hành chủ yếu xoay quanh những vấn đề quen thuộc như kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, tài chính và chăm sóc cư dân, thì các tòa nhà hiện nay đang xuất hiện ngày càng nhiều yêu cầu mới.

Xe điện đặt ra nhu cầu về trạm sạc và yêu cầu an toàn. Các tiêu chuẩn PCCC ngày càng cao đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều chủ thể. Yêu cầu về môi trường, tiết kiệm năng lượng và chuyển đổi số cũng bắt đầu trở thành một phần của bài toán vận hành.

Những vấn đề như PCCC, môi trường và trạm sạc xe điện đều đang đặt ra những câu hỏi mới cho công tác quản lý chung cư. Trong đó, câu chuyện trạm sạc xe điện là một ví dụ điển hình cho khoảng cách giữa nhu cầu thực tế và hành lang pháp lý. Luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn từng chỉ ra những vướng mắc khi chung cư muốn bố trí khu vực sạc xe điện, trong đó có vấn đề liên quan đến thẩm duyệt và trách nhiệm của các chủ thể sau khi công trình đã được bàn giao.

Những vấn đề này cho thấy pháp luật không thể chỉ giải quyết những tình huống của hiện tại, mà cần có khả năng đón trước những thay đổi của đời sống đô thị.

Chuẩn hóa nghề quản lý vận hành: Một yêu cầu không thể trì hoãn

Một điểm đáng chú ý tại tọa đàm là câu chuyện về tiêu chuẩn nghề nghiệp.

Quản lý vận hành nhà chung cư hiện không còn là công việc đơn thuần mang tính hành chính hay cung cấp dịch vụ. Người làm nghề phải đồng thời hiểu về kỹ thuật, pháp luật, an toàn, tài chính, môi trường, dịch vụ khách hàng và xử lý tình huống. Luật Nhà ở 2023 đã yêu cầu người quản lý, nhân viên trực tiếp tham gia quản lý vận hành phải có trình độ chuyên môn phù hợp và giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành.

Tuy nhiên, theo các ý kiến được nêu tại tọa đàm, nghề quản lý vận hành vẫn cần một bộ tiêu chuẩn thống nhất để đánh giá năng lực, chất lượng và trách nhiệm nghề nghiệp. Đây là một trong sáu nhóm vấn đề lớn đang được đặt ra trong thực tiễn.

Việc chuẩn hóa nghề vì vậy không chỉ nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ, quan trọng hơn, đó là cơ sở để xác lập chuẩn mực trách nhiệm, giúp cư dân biết mình có quyền kỳ vọng điều gì, Ban Quản trị biết mình cần giám sát điều gì và đơn vị quản lý vận hành biết rõ tiêu chuẩn chuyên môn mà mình phải đáp ứng.

Hoàn thiện pháp luật không chỉ để giải quyết tranh chấp

Nhìn từ thực tiễn, một hành lang pháp lý tốt không phải là hành lang có thật nhiều quy định, mà là hệ thống quy định rõ ràng, đồng bộ, dễ hiểu và có thể áp dụng được trong đời sống.

Tại tọa đàm, các ý kiến được đưa ra không chỉ tập trung vào việc sửa một vài điều khoản cụ thể, mà hướng đến yêu cầu lớn hơn: làm sao để pháp luật về nhà chung cư có thể kết nối được các vấn đề từ thiết kế, xây dựng, bàn giao đến quản lý và vận hành.

Từ góc độ quản lý nhà nước, đại diện Sở Xây dựng TP.HCM cũng cho rằng hoạt động quản lý vận hành chịu sự điều chỉnh của nhiều luật khác nhau, vì vậy quá trình sửa đổi cần được tiếp cận theo hướng đồng bộ; đồng thời cần thúc đẩy chuyển đổi số, xây dựng mô hình chung cư thông minh, nâng cao năng lực Ban Quản trị và hoàn thiện bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng quản lý vận hành. Đây là hướng tiếp cận cần thiết khi nhà chung cư đang trở thành một phần ngày càng lớn của cấu trúc đô thị.

Từ “gỡ vướng” đến xây dựng một hệ sinh thái vận hành minh bạch

Những vấn đề được đặt ra tại tọa đàm cho thấy điểm nghẽn của quản lý vận hành không nằm ở một chủ thể duy nhất.

Chủ đầu tư cần hoàn thành đúng trách nhiệm đối với công trình. Ban Quản trị cần được trao quyền và trang bị đủ kiến thức để đại diện cho cư dân. Đơn vị quản lý vận hành cần có năng lực chuyên môn và chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ. Cư dân cần được tiếp cận thông tin đầy đủ để tham gia giám sát và đưa ra quyết định. Cơ quan quản lý cần tiếp tục hoàn thiện chính sách để các quy định có thể vận hành thống nhất trong thực tế.

Trong hệ thống đó, pháp luật chính là nền tảng để xác lập quyền – trách nhiệm – tiêu chuẩn – cơ chế phối hợp giữa các bên. Nếu nền tảng ấy còn thiếu những mắt xích quan trọng, tranh chấp có thể tiếp tục phát sinh. Nhưng nếu các quy định được hoàn thiện theo hướng rõ người, rõ việc, rõ quyền và rõ trách nhiệm, quản lý vận hành sẽ có cơ sở để chuyển từ xử lý sự vụ sang quản trị chủ động. Đó cũng là tinh thần được Luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn nhấn mạnh tại tọa đàm khi cho rằng quản lý vận hành không nên được nhìn nhận như một dịch vụ phụ trợ sau bán nhà, mà là một phần của “hạ tầng mềm” đô thị.

Bởi một tòa nhà có thể được xây dựng bằng bê tông, thép và những hệ thống kỹ thuật hiện đại, nhưng để tòa nhà thực sự vận hành an toàn, ổn định và phục vụ tốt cho cư dân, phía sau đó cần một hệ thống quản trị đủ chuyên nghiệp và một hành lang pháp lý đủ rõ ràng.

Gỡ nút thắt pháp lý, vì vậy, không chỉ để giảm tranh chấp hôm nay. Đó còn là bước chuẩn bị để quản lý vận hành nhà chung cư có thể phát triển chuyên nghiệp hơn, minh bạch hơn và thích ứng tốt hơn với một đô thị đang không ngừng thay đổi.

• Trụ sở: Tòa nhà MH Office – 112 Lý Phục Man, Phường Tân Thuận, TP. HCM
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 12, Tòa nhà Diamond Flower, 48 Lê Văn Lương, Phường Yên Hòa, TP. Hà Nội
• Hotline: 0907 87 81 85
• E-mail: info@myhouse.net.vn
• Website http://www.myhouse.com.vn
• Youtube: https://youtube.com/@congtycpdvquanlybsmyhouse3654