NHƯ THẾ NÀO LÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÒA NHÀ CHUYÊN NGHIỆP?

1.Quy trình quản lý vệ sinh:

Ở bất cứ nơi đâu, việc giữ vệ sinh là một nhu cầu thiết yếu, đặc biệt hơn là ở những khu vực công cộng, nơi có lượng lớn người sử dụng hằng ngày, vì thế để đánh giá một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp hay không, có thể nhìn vào mảng quản lý vệ sinh của đơn vị đó.

Để đảm bảo tòa nhà luôn sạch sẽ, Ban Quản Lý (BQL) cần tuân thủ các nguyên tắc để truyền đạt đến nhân viên về việc xử lý rác thải, việc đánh bóng sàn định kì, chăm sóc cảnh quan … tất cả phải thực hiện để đảm bảo sự sạch sẽ từ trong ra ngoài.

Thông thường sau khi đảm nhận vai trò vận hành các đơn vị quản lý sẽ bắt đầu từ việc khảo sát các hạng mục vệ sinh đang có

→ Đánh giá tình trạng hiện tại của tòa nhà

→ Lên kế hoạch theo định kì hoặc các phương án hỗ trợ nếu có sự cố xảy ra

→ Tiến hành thực hiện.

2.Quy trình quản lý kỹ thuật:

Công nghệ ngày càng hiện đại thì việc bảo trì kỹ thuật tòa nhà càng cần được chú ý để khi xảy ra sự cố sẽ có phương án khắc phục ngay lập tức nhằm đảm bảo hệ thống của tòa nhà vận hành trơn tru.

BQL chuyên nghiệp sẽ thực hiện theo quy trình sau:

→ Khảo sát hệ thống kỹ thuật sau khi nhận bàn giao từ đơn vị cũ

→ Kiểm tra và đánh giá tình hình chung của các thiết bị đang có sẵn

→ Lập kế hoạch xây dựng hệ thống vận hành, kế hoạch khắc phục sự cố kỹ thuật, kế hoạch bảo trì hàng tuần, hàng tháng

→ Tiến hành thực hiện.

3.Quy trình quản lý an ninh:

Chắc chắn ở một tòa nhà với lượng người đi qua lại nhiều thì việc quản lý an ninh là một yêu cầu không thể thiếu. An ninh trong tòa nhà sẽ bao gồm bảo vệ và camera, vì thế quy trình quản lý an ninh chuyên nghiệp của BQL sẽ gồm các bước:

Khảo sát địa hình tòa nhà bao gồm lối ra, vào, hầm, …

→ Đánh giá thực trạng an ninh khu vực xung quanh

→ Đưa ra các phương án triển khai an ninh, bố trí bảo vệ cổng, tòa nhà, hầm

→ Xây dựng các quy định về PCCC, phương án dự phòng

→ Tiến hành thực hiện

→ Thường xuyên tổ chức tập huấn cho các nhân viên về PCCC.

4.Quy trình quản lý các nhà thầu phụ:

Bất kì tòa nhà văn phòng hay chung cư đều cần có công tác quản lý các nhà thầu phụ. Ngoài những nhà thầu vệ sinh, an ninh, cây xanh, … phục vụ trực tiếp thì trong suốt quá trình quản lý vận hành sẽ phát sinh những nhà thầu khác như xây dựng, vệ sinh kính ngoài, sửa chữa, bảo trì, … Để việc quản lý thể hiện sự chuyên nghiệp, các BQL thường thực hiện

→ Tiếp nhận các ý kiến từ Cư dân, Ban Quản Trị

→ Lên kế hoạch chi phí và mời thầu

→ Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu phụ

→ Giám sát công việc của các nhà thầu và báo cáo theo tuần hoặc tháng

5.Quy trình quản lý tài chính

Công việc liên quan đến tài chính luôn cần sự minh bạch, rõ ràng. Đây cũng là một trong những yếu tố đánh giá được đơn vị quản lý vận hành có chuyên nghiệp hay không. Quy trình của quản lý tài chính được thực hiện theo các bước sau:

→ Lên kế hoạch thu – chi tài chính, quỹ tiền mặt.

→ Lập kế hoạch báo cáo thu – chi định kỳ.

→ Xây dựng chi tiết các kế hoạch triển khai, hỗ trợ giữa các bộ phận trong việc quản lý tài chính

6.Quy trình quản lý hành chính

Hệ thống hành chính là bộ mặt của đơn vị quản lý vận hành, vì vậy cần xây dựng một kế hoạch chặt chẽ để hệ thống vận hành không bị xáo trộn, mất kiểm soát. Các hoạt động quản lý được thiết lập theo các bước:

→ Lập biêt mẫu về thư tín, văn bản, chứng từ …..

→ Đưa ra quy trình chăm sóc khách hàng, báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý….

→ Lập kế hoạch cùng các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất trong công tác quản lý.

7.Quy trình quản lý nhân sự

Dịch vụ tốt hay không được đánh giá qua những con người phục vụ cho dịch vụ đó, vì thế nhân sự luôn cần được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp. Để quản lý nhân sự được hiệu quả, cần triển khai theo các bước:

→ Lên kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự mới phù hợp với từng vị trí.

→ Quản lý nguồn nhân sự và phân bố đến các vị trí, phòng ban phù hợp.

→ Lập kế hoạch cho từng nhân sự các bộ phận phối hợp với nhau để tối ưu công tác quản lý.

8.Như thế nào để trở thành một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp

Để triển khai quy trình vận hành tòa nhà một cách hiệu quả và suôn sẻ, cần đòi hỏi rất nhiều kỹ năng khác nhau của các bộ phân cũng như sự phối hợp của các bộ phận với nhau, do đó các Cư dân và Ban Quản Trị cần tìm hiểu rõ các đơn vị trước khi quyết định để chất lượng trong công tác vận hành tốt nhất.

Công ty CP Dịch vụ Quản lý Bất Động Sản Nhà Tôi – My House tự tin là một công ty chuyên nghiệp trong việc quản lý vận hành đã có mặt trên thị trường Việt Nam gần 10 năm, với kinh nghiệm quản lý những tòa nhà hạng A như Căn hộ cao cấp Sadora, Khu căn hộ cao cấp Sarina, Khu căn hộ cao cấp Viva Riverside, Chung cư cao cấp EverRich Infinity, Tòa nhà cao cấp Sky Center, … Chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho Quý Cư dân những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất hiện nay.

Trên đây là một số thông tin về quy trình quản lý vận hành mà My House chia sẻ đến các bạn, hy vọng sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho bạn về công tác quản lý tòa nhà.

---------------------------------------------------------------

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN NHÀ TÔI - MY HOUSE